Exact Online is een online boekhoudpakket voor het beheren van uw boekhouding. Door een koppeling met Exact Online op te zetten kunt u uw facturen rechtstreeks inboeken in uw Exact Online-boekhouding.
Het opzetten van een koppeling is enkel mogelijk met een Professional-pakket of hoger.
Connectie
Om een koppeling met Exact Online op te zetten heeft u de gebruikersnaam en wachtwoord van uw Exact Online-account nodig.
De connectie kunt u opzetten langs “Modules” > “Exact Online” > “Koppeling opzetten”. Deze connectie hoeft u slechts 1x uit te voeren.
Klik op “Connecteren” en u wordt doorverwezen naar een pagina bij Exact Online om uw gebruikersnaam en wachtwoord in te geven. Na succesvol inloggen kunt u uw administratie en dagboek bij Exact Online selecteren waar facturen moeten worden geboekt.
Als laatste stap geeft u aan vanaf welke factuurnummer bij EenvoudigFactureren u facturen wenst door te sturen naar Exact Online. Dit voorkomt dat oude facturen die reeds werden toegevoegd in Exact Online kunnen worden verzonden naar Exact Online. Als u alle facturen van uw account op EenvoudigFactureren wernst te verzenden dient u hier geen waarde op te geven.
Na instellen van de factuurnummering werd de koppeling ingesteld en kunt u facturen doorsturen via “Verzenden naar boekhouder”.
Facturen doorsturen naar uw boekhouder
Uw facturen kunnen rechtstreeks worden ingeboekt in uw Exact Online-boekhouding. Zo hoeft u uw facturen niet meer manueel over te brengen.
Daarnaast worden automatisch nieuwe klanten toegevoegd indien deze nog niet bestaan. Bestaande klanten zullen niet automatisch worden bijgewerkt.
U kunt een factuur afzonderlijk doorsturen of in groep per periode of u kunt de facturen ook automatisch laten doorsturen.
Opgelet! Een factuur kan slechts 1x worden doorgestuurd. Eénmaal doorgestuurd kunt u wel nog wijzigingen aan uw factuur doorvoeren maar deze zult u manueel moeten doorgeven aan uw boekhouder.
Opgelet! Facturen moeten steeds chronologisch worden doorgestuurd. De boeking bij Exact Online moet namelijk steeds opvolgend worden ingebracht. Indien een factuur niet chronologisch wordt doorgestuurd zal het doorsturen falen en wordt er een foutmelding teruggegeven.
Nieuwe klant of bestaande klant
Wanneer een factuur wordt verzonden wordt eerst bepaald of de klant waaraan de factuur is gekoppeld al dan niet reeds bestaat in Exact Online.
Indien geen klant gevonden in Exact Online wordt een nieuwe klant aangemaakt en anders wordt de factuur voor de bestaande klant toegevoegd.
Volgende stappen worden doorlopen om te bepalen of een klant reeds bestaat:
- Als een numeriek klantnummer aan de klant werd toegevoegd zal op basis van dit klantnummer de klant worden opgezocht in Exact Online.
- Indien de klant in Exact Online wordt gevonden op basis van het klantnummer dan moet het BTW-nummer van de klant in Exact Online en EenvoudigFactureren overeenkomen. Zoniet wordt de klant niet gebruikt.
- Werd er geen klant via het klantnummer gevonden dan zal worden gezocht op basis van het BTW-nummer van de klant (indien beschikbaar).
- Is er geen BTW-nummer beschikbaar in EenvoudigFactureren dan wordt gezocht op klantnaam. Wordt er een klant met dezelfde naam in Exact Online gevonden dan dient het BTW-nummer overeen te komen (of niet aanwezig zijn).
Wordt er via de bovenstaande stappen geen klant gevonden dan wordt een nieuwe klant aangemaakt in Exact Online. In zoverre de klant in EenvoudigFactureren geen klantnummer bevat dan zal het klantnummer uit Exact Online automatisch worden overgenomen.
Afzonderlijk doorsturen
Om een factuur afzonderlijk door te sturen opent u de factuur in kwestie en klikt u op Meer acties > Verzenden naar boekhouder.
Nadat een factuur werd verstuurd krijgt u hiervan een melding in de tijdslijn onderaan de factuur. Zo kunt u nagaan of een factuur reeds werd doorgestuurd.
In groep doorsturen
Om een reeks facturen in groep door te sturen gaat u naar het factuuroverzicht en klikt u op Meer acties > Verzenden naar boekhouder.
Selecteer de periode waarvan u de facturen wenst door te sturen. Enkel facturen die nog niet werden doorgestuurd zullen worden geselecteerd. Bevestig de verzending door op “Bevestig verzending” te klikken.
Tijdens het doorsturen worden enkele validaties voor uw factuur doorgevoerd. Het is dus mogelijk dat een factuur verkeerde gegevens bevat en moet worden aangepast. U krijgt een melding per factuur indien deze al dan niet correct werd doorgestuurd.
Verzendingen van de laatste 30 dagen worden bijgehouden en zijn te bekijken langs dezelfde pagina. U kunt dus ook nadien nog bekijken welke facturen correct werden doorgestuurd.
Automatisch doorsturen
Om facturen automatisch door te sturen naar Exact Online klik u via “Verzenden naar boekhouder” op “Automatisch verzenden” en activeert u deze optie.
Op het ingestelde tijdstip worden nog niet verzonden facturen in groep doorgestuurd. Onderaan de pagina vindt u terug welke facturen werden doorgestuurd. Ook als u de optie automatisch doorsturen activeert kunt u facturen nog manueel doorsturen met één van de voorgaande methodes.
De klaarstaande facturen worden steeds ’s nachts doorgestuurd afhankelijk van het ingesteld tijdstip:
- Dagelijks: elke dag
- Wekelijks: elke maandagmorgen
- Maandelijks: eerste dag van maand
- Trimesterieel: eerste dag van het trimester (1 januari, 1 april, 1 juli, 1 oktober)
Afhankelijk van de status van de factuur wordt de factuur meegenomen voor verzending:
- Altijd: factuur steeds meenemen
- Na 3 dagen: 3 dagen na aanmaak factuur (en 3 dagen na factuurdatum)
- Na 7 dagen: 7 dagen na aanmaak factuur (en 7 dagen na factuurdatum)
- Reeds afgedrukt: De factuur werd reeds afgedrukt of verzonden naar klant of werd reeds volledig betaald
- Reeds verzonden naar klant: De factuur werd reeds verzonden naar klant of werd reeds volledig betaald
- Reeds betaald: De factuur werd reeds volledig betaald
Om te voorkomen dat oude facturen worden meegenomen geeft u de vroegste factuurdatum op die kan worden meegenomen via “Enkel met factuurdatum of later”.
