Zoeken, archiveren en berekeningswijze BTW

De eerste update van 2017 is een feit. Met deze update werden er enkele handige opties en andere wijzigingen toegevoegd.

Naast zoeken op klanten en artikelen kunt u nu ook zoeken in facturen, offertes en kasticketten. Zo kunt u eenvoudig een factuur terugvinden met bijvoorbeeld het factuurnummer of een product op de factuur. En om eenvoudig door facturen te kunnen bladeren vindt u nu bij een factuur bovenaan 2 nieuwe knoppen terug om naar de volgende of vorige factuur te stappen. Zo kunt u vlot door al uw facturen lopen.

Om in één oogopslag de reeds uitgevoerde acties voor een factuur te kunnen zien krijgt u in de status van de factuur nu een bijkomende aanduiding te zien als de factuur reeds werd verzonden, afgedrukt of doorgegeven naar de boekhouder (langs CodaBox). Deze aanduiding zal enkel worden toegevoegd bij nieuwe acties. Voor bestaande facturen werden de uitgevoerde acties dus niet toegevoegd.

Voor wie veel oude klantengegevens heeft staan en deze graag zou opkuisen werd er de mogelijkheid voorzien om een klant te archiveren. Hierdoor verdwijnt hij uit te klantenlijst terwijl de gekoppelde facturen toch blijven bestaan. Voor een gearchiveerde klant kunt u geen nieuwe facturen meer aanmaken maar mocht dit toch nodig zijn kunt u de klant terug activeren.

Een andere belangrijke wijziging is de nieuwe berekeningswijze BTW die wordt toegepast. Waar voordien de BTW werd berekend per factuurlijn zal vanaf nu de BTW berekend worden op het totaalbedrag. De BTW-berekening op het totaalbedrag is de officiële berekeningswijze en kan soms kleine afrondingsverschillen geven ten opzichte van de voordien gebruikte methode. Bestaande facturen blijven rekenen met de oude methode zodat er geen afrondingsverschillen ontstaan. Voor wie bedragen inclusief BTW ingeeft wijzigt er niets en wordt de BTW nog steeds per factuurlijn berekend.

Hoewel de nieuwe berekeningswijze BTW dus de officiële en meestgebruikte methode is kunt u nog steeds opteren om de berekeningswijze BTW per factuurlijn te gebruiken. Neem contact op langs de helpdesk om dit voor uw account zo in te stellen.

Nog een leuke nieuwe optie is de mogelijkheid om een informatieve factuurlijn toe te voegen. Een informatieve factuurlijn bevat geen bedragen en dient dus om informatieve gegevens aan de factuur toe te voegen. Klik hiervoor tijdens het aanmaken/bewerken van de factuur op Acties > Informatieve lijn.

Het klantennummer kan nu automatisch gegenereerd worden. Om deze optie te activeren gaat u naar Instellingen > Factuuropties en vinkt u ‘Automatisch klantennummer toevoegen tijdens aanmaken klant’ aan. Het klantennummer wordt gegenereerd op basis van het klantennummer van de laatst aangemaakte klant.

Het afdrukken van de leverdatum op de factuur kan nu worden uitgeschakeld langs Instellingen > Factuuropmaak.

Om bovenstaande aanpassingen mogelijk te maken werden enkele wijzigingen aan de API uitgevoerd:

  • Nieuw veld ‘client.state’ werd toegevoegd. Deze staat standaard op ‘active’, indien de klant werd gearchiveerd komt deze op ‘archived’ te staan.
  • Nieuw veld ‘invoice.tax_calculation’, ‘quote.tax_calculation’ en ‘receipt.tax_calculation’ om de berekeningswijze BTW in te stellen. Deze staat standaard op ’total’ maar kan worden gewijzigd naar ‘item’.
  • Het veld ‘invoice.structured_message’ wordt nu ook automatisch gegenereerd indien de factuur wordt aangemaakt langs de API en automatisch gestructureerde mededeling toevoegen werd geactiveerd in de Instellingen.
  • Nieuw blok ‘invoice.tags’, ‘quote.tags’ en ‘receipt.tags’ werd toegevoegd met hierin de aanduiding of een document reeds werd afgedrukt, verzonden of doorgestuurd naar de boekhouder. De waardes in dit blok kunnen niet worden aangepast langs de API.

Vragen of opmerkingen kunt u steeds doorgeven langs de contact-pagina.

Nieuwsbrief

Goed nieuws ! Want vanaf nu blijft u ook per e-mail op de hoogte van de laatste updates en de nieuwste opties op EenvoudigFactureren.be. Hiervoor introduceren we de nieuwsbrief waardoor u de berichten van onze blog ook per e-mail ontvangt.

Heeft u een account bij EenvoudigFactureren.be? Dan ontvangt u vanaf nu alvast de nieuwsbrief. Ook indien u nog geen account heeft (jammer toch ?) kunt u zich inschrijven.

Als u de nieuwsbrief liever niet ontvangt kunt u zich steeds uitschrijven door onderaan de nieuwsbrief op de uitschrijven-link te klikken. Net zoals voordien kunt u ook langs Facebook of Twitter op de hoogte blijven van de laatste updates.

Daarnaast werden ook de e-mails voor het beheer van uw account (bijvoorbeeld “Wachtwoord vergeten” of “Einde Professional-pakket”) in een nieuw jasje gestoken en werd de connectie met CodaBox bijgewerkt naar de laatste versie.

Vragen of opmerkingen kunt u steeds doorgeven langs de contact-pagina.

Beveiliging wachtwoorden en automatisch aanmelden

Er werden enkele verbeteringen doorgevoerd aan de beveiliging van de website.

Zo zijn de wachtwoordvereisten voor nieuwe wachtwoorden verstrengd en worden wachtwoorden met een sterkere beveiliging opgeslagen. Om te helpen een sterker wachtwoord te kiezen krijgt u nu tijdens het opgeven van een nieuw wachtwoord de sterkte van het gekozen wachtwoord te zien zodat u deze nog kunt verbeteren indien nodig.

U vindt ook enkele nieuwe opties terug op het aanmeldscherm. Zo vinkt u ‘Aangemeld blijven’ aan om aangemeld te blijven op uw huidige computer. Daarnaast kunt u uw gebruiker connecteren met een externe account zodat u uw wachtwoord niet meer hoeft op te geven. Dit wordt ook wel eens SSO (of Single Sign On) genoemd. Hierdoor identificeert u zich slechts 1 keer (bvb. met uw Google account) en meldt u zich daarna automatisch aan op EenvoudigFactureren.be. Connecties zijn mogelijk met uw Google-account, Facebook-account, Office365/Microsoft-account, Dropbox-account of LinkedIn-account. Om een connectie op te zetten klikt u op het aanmeldscherm gewoon op het gewenste icoontje.

Meerdere externe accounts kunnen worden gekoppeld aan uw gebruiker op EenvoudigFactureren.be. Een externe account kan echter slechts aan één gebruiker op EenvoudigFactureren.be gekoppeld worden. Bestaande connecties kunnen terug worden verwijderd in het Gebruiker-onderdeel.

Er zijn nu dus 3 opties beschikbaar om zich aan te melden:

  • E-mailadres en wachtwoord
  • Aangemeld blijven
  • Koppeling externe account (SSO)

SSO is hierbij de aan te raden optie. Gebruik wel een externe account waar enkel u toegang toe heeft. Heeft u bijvoorbeeld een gemeenschappelijke Google-account voor het hele gezin op de tablet staan? Gebruik deze dan niet want hierdoor krijgt iedereen met toegang tot de tablet ook toegang tot uw EenvoudigFactureren.be account.

Eénmaal geconnecteerd met een externe account kunt u zich ook automatisch aanmelden door de rechtstreekse link te gebruiken: https://staging.eenvoudigfactureren.be/login/sso/google (Voeg deze bijvoorbeeld toe aan uw favorieten/bladwijzers). Hierbij kan ‘google’ worden vervangen door ‘facebook’, ‘office365’, ‘dropbox’ of ‘linkedin’.

Gebruikt u toch nog liever het klassieke wachtwoord? Dan raden we aan om zeker een sterk wachtwoord te kiezen en deze bij voorkeur op te slaan in een wachtwoord-manager zoals KeyPass of LastPass.

Onderliggend werd de software ook bijgewerkt naar de laatste versie van het framework.

Vragen of opmerkingen kunnen steeds doorgegeven worden langs de contact-pagina.

Bijlages, e-mail templates en BTW-tarieven

We zijn blij aan te kunnen kondigen dat de laatste update beschikbaar is met opnieuw heel wat nieuwe opties en verbeteringen.

Zo werd onder andere het verzenden van e-mails flink onder handen genomen:

  • Het onderwerp van de e-mail kan nu worden aangepast langs de Instellingen. U kunt per type document (factuur, offerte, …) een ander onderwerp instellen.
  • Bestanden kunnen worden opgeladen en toegevoegd als bijlage aan uw e-mails.
  • Veelgebruikte e-mail teksten kunnen worden bijgehouden en herbruikt langs e-mail templates. E-mail templates worden langs de instellingen toegevoegd en kunnen tijdens het verzenden van uw e-mail worden geselecteerd.
  • Per type document (factuur, offerte, …) kan nu een andere standaard e-mail inhoud worden ingesteld. Zie ‘Standaard’ e-mail templates in de Instellingen.
  • Langs de e-mail templates kunt u nu ook de standaard boodschappen voor het verzenden van herinneringen aanpassen.
  • Het kader waarin u uw e-mail opstelt kan worden vergroot zodat u meer ruimte heeft tijdens het opstellen van uw e-mails.

Verzenden van e-mail

Neem dus zeker eens een kijkje in Instellingen > E-mail instellingen.
Meer info omtrent het verzenden van e-mails vindt u terug op deze pagina: E-mails versturen

Daarnaast werd ook het instellen van uitzonderlijke BTW-tarieven zoals ‘Medecontractant’ en ‘Intracommunautaire levering’ verder uitgewerkt. Naast de 3 standaard BTW-tarieven kunt u nu maar liefst kiezen uit 20 verschillende uitzonderlijke BTW-tarieven met telkens een aangepaste wettelijke vermelding.

Om een uitzonderlijk BTW-tarief te selecteren klikt u tijdens het aanmaken of bewerken van een factuur in de BTW-lijst op ‘Meer opties…’ waarna een kader met alle opties tevoorschijn komt.

BTW tarief selectie

Ondernemingen die gebruik maken van de vrijstellingsregeling voor kleine ondernemingen (artikel 56 van het Btw-Wetboek) of ondernemingen waarvan de activiteiten vallen onder artikel 44 van het Btw-Wetboek kunnen nu langs Instellingen > Factuuropties instellen om steeds facturen zonder BTW aan te maken.

Deze wijziging heeft geen invloed op reeds aangemaakte facturen (U kunt er wel steeds voor kiezen om een factuur te bewerken en een nieuw BTW-tarief toe te passen). Facturen opgemaakt met de nieuwe BTW-tarieven worden steeds correct omgezet naar een elektronische factuur en worden correct verstuurd langs CodaBox.

Meer info omtrent de BTW-opties kunt u ook nog eens nalezen op deze afzonderlijk pagina: BTW

Tevens werden volgende verbeteringen doorgevoerd:

  • Aan een klant kan nu ook een waarde ’t.a.v.’ (ten aanzien van) worden gegeven. Deze wordt mee op de factuur afgedrukt.
  • Bijkomende klantengegevens en zelf toegevoegde velden worden nu ook geëxporteerd naar Excel en kunnen geïmporteerd worden vanuit Excel.
  • Tijdens aanmaken van elektronische facturen worden BTW-nummers nu gevalideerd en met correcte formattering doorgegeven.
  • Op een creditnota kan nu ook financiële korting worden toegepast zodat deze dezelfde BTW-berekening krijgt als de overeenkomstige factuur.
  • De welkomsmail voor nieuwe gebruikers werd in een nieuw kleedje gestoken.
  • Verschillende bugfixes werden toegepast.

Aan technische kant werd een upgrade uitgevoerd naar een nieuwe versie van PHP (versie 5.6).

Vragen of opmerkingen kunnen steeds doorgegeven worden langs de contact-pagina.

Exporteren elektronische factuur en modules uitschakelen

De laatste update van het platform is beschikbaar met opnieuw heel wat nieuwe opties.

Zo kunt u uw facturen nu downloaden als elektronische factuur (in het e-fff formaat). Dit is vooral handig om door te geven naar uw boekhouder zodat deze uw facturen automatisch kan inlezen in hun boekhoudpakket. Elektronische facturen kunnen afzonderlijk of voor een specifieke periode (bvb. het huidige kwartaal) in één keer worden geëxporteerd. Bijkomend kunt u de facturen nu ook als PDF in één keer exporteren – om door te geven naar uw boekhouder of om bij te houden in uw eigen boekhouding. Ga hiervoor in het factuuroverzicht naar ‘Meer acties’ > ‘Exporteren facturen’.

In de Instellingen vindt u nu ook de tab ‘Modules’ terug. Dit zijn onderdelen van de website die u kunt uitschakelen indien u deze niet gebruikt. Zo kunt u onder andere ‘artikelen toevoegen’ of ‘financiële korting instellen’ uitschakelen. Hiermee wordt de website een stuk overzichtelijker en enkel de onderdelen die u nodig heeft worden getoond. Standaard werden er reeds een aantal modules uitgeschakeld. Neem dus zeker eens een kijkje in uw instellingen zodat de modules die u toch gebruikt terug worden aangezet. Het aan- of uitzetten van modules heeft geen impact op bestaande gegevens.

Nog een nieuwe tab in de Instellingen zijn de ‘Voorwaarden’. Hierlangs kunt u uw verkoopsvoorwaarden instellen. De tekst die u hier meegeeft wordt tijdens het afdrukken als PDF automatisch toegevoegd aan uw factuur als afzonderlijke pagina.

Ook het importeren vanuit en exporteren naar Excel werd onder handen genomen. Zo kunt u artikelen en klanten niet enkel meer importeren vanuit een CSV-bestand maar ook rechtstreeks vanuit een Excel-bestand. Er werd ook een betere ondersteuning toegevoegd voor grote bestanden. Bij het exporteren van lijsten en rapporten zult u nu een Excel-bestand terugkrijgen in plaats van een CSV-bestand.

In de instellingen kunt u onder uw adresgegevens nu ook uw BTW-nummer toevoegen. Deze wordt dan automatisch afgedrukt op uw facturen zodat u deze niet meer hoeft toe te voegen als vrije tekst in contactgegevens. Dit veld is verplicht in te vullen indien u uw factuur als elektronische factuur wenst te downloaden.

Er werden ook een aantal kleinere wijzigingen doorgevoerd:

  • In het factuuroverzicht kunt u naast ‘Openstaande facturen’ en ‘Alle facturen’ ook de facturen tonen van de huidige/vorige maand (of kwartaal of jaar).
  • Tijdens aanmaken van een kasticket wordt nu automatisch als klant ‘Klant is niet gekend’ ingesteld.
  • Langs de API kan een factuur nu ook als PDF worden afgehaald (met de parameter ?format=pdf).
  • Accenten en andere speciale karakters worden nu beter afgehandeld bij het gebruik van de API.

Opgelet ! Bij het gebruik van de afwijkende BTW-tarieven ICD, ICL, Andere of Vrijstelling kan de factuur momenteel nog niet worden gedownload als elektronische factuur of worden doorgestuurd langs CodaBox.

Vragen of opmerkingen kunnen steeds doorgegeven worden langs de contact-pagina.

Aanpassingen verzenden facturen per e-mail

Er werden enkele wijzigingen doorgevoerd aan het verzenden van facturen per e-mail. Dit was nodig om te vermijden dat facturen in de SPAM-folder van uw klant terechtkomen.

Naast enkele interne wijzigingen is de voornaamste wijziging dat enkel het “technisch e-mailadres” (zie Instellingen) nog wordt gebruikt om facturen te verzenden. Uw eigen e-mailadres zal dus niet meer zichtbaar zijn voor uw klant. Reacties van uw klant die worden verstuurd naar dit technisch e-mailadres worden automatisch doorgestuurd naar uw eigen e-mailadres.

Het is ten sterkste aan te raden om het technisch e-mailadres voor uw account aan te passen door een eigen naam toe te voegen. Standaard wordt namelijk uw account-nummer gebruikt. Dit kunt u instellen in “Instellingen > E-mail instellingen”.

Meer info en een uitgebreide uitleg vindt u terug op deze pagina: E-mails versturen.

Vragen of opmerkingen kunnen steeds doorgegeven worden langs de contact-pagina.

CodaBox integratie en BTW-tarief aanpassingen

De sinds vorig jaar bestaande integratie met CodaBox werd fors uitgebreid. Het is nu niet enkel mogelijk om bankbetalingen in te lezen maar ook facturen kunnen nu langs CodaBox rechtstreeks verstuurd worden naar uw boekhouder. Zo hoeft u uw facturen niet meer manueel af te halen en door te sturen maar kunnen ze periodiek met 1 klik worden doorgestuurd naar het boekhoudpakket van uw boekhouder.

Bovendien is deze uitbreiding gratis voor gebruikers met een Professional-pakket of hoger. Er moet wel nog steeds een CodaBox-account worden aangeschaft.

Met deze uitbreiding is het ook mogelijk bankverrichtingen manueel te importeren om zo uw facturen betaald te zetten. Meer informatie kan bekomen worden op de afzonderlijk pagina over CodaBox.

De bestaande CodaBox-integratie om volledig automatisch de bankverrichtingen in te lezen blijft bestaan en is nog steeds betalend (19,00€ per jaar excl. BTW).

Meer informatie is ook beschikbaar op de website van CodaBox.

Daarnaast werden ook enkele aanpassingen doorgevoerd aan de speciale BTW-tarieven die kunnen worden gekozen. Waar voordien de melding ‘Verlegd’, ‘Vrijgesteld’ en ‘Andere’ beschikbaar waren werden deze vervangen door ‘MC’, ‘ICL’, ‘ICD’, ‘Andere’ en ‘Vrijgesteld’. Bestaande facturen behouden hun oude waarden. Meer info over deze nieuwe BTW-tarieven vindt u terug op de pagina over BTW.

Door deze wijzigingen sluit het BTW-stelsel nauwer samen met de BTW-wetgeving waardoor het eenvoudiger is om deze te verwerken in uw BTW-aangifte.

Vragen of opmerkingen kunnen steeds doorgegeven worden langs de contact-pagina.

Aanpassing versturen e-mails

Er werden enkele aanpassingen doorgevoerd aan de manier waarop facturen per e-mail worden verstuurd vanuit de website. Deze verbeteringen zorgen ervoor dat facturen steeds correct toekomen bij uw klant en dat deze bijvoorbeeld niet in de spam-folder terechtkomen.

Waar voordien e-mails werden verstuurd met het e-mailadres van de aangemelde gebruiker kunt u nu een afzonderlijk e-mailadres opgeven per account. Deze kunt u instellen langs Instellingen > E-mail instellingen. Standaard staat deze ingesteld op het e-mailadres van uw gebruiker. Vooral voor accounts met meerdere gebruikers zal dit dus een aanpassing zijn.

Daarnaast wordt er nu ook een technisch e-mailadres gebruikt bvb. mijnbedrijf@forward.eenvoudigfactureren.be. Dit is het e-mailadres dat uiteindelijk wordt gebruikt om de facturen te verzenden en zorgt ervoor dat verzonden e-mails correct geverifiëerd kunnen worden waardoor ze niet als spam kunnen worden aanzien. U kunt dit e-mailadres in de Instellingen aanpassen door er bijvoorbeeld uw bedrijfsnaam in te plaatsen – standaard wordt het nummer van uw account gebruikt. E-mails die klanten terugsturen naar het technisch e-mailadres worden automatisch doorgestuurd naar uw mailbox.

Een volledig overzicht vindt u terug op deze pagina: E-mails versturen.

Vragen of opmerkingen kunnen steeds doorgegeven worden langs de contact-pagina.

Formattering, eenheden en financiële korting

De vernieuwing van de website ligt reeds een aantal weken achter ons en te horen aan de vele positieve reacties valt de nieuwe look in de smaak. We wensen jullie dan ook te bedanken voor de vele opmerkingen, suggesties en kleine foutjes die werden doorgegeven.

Sinds vandaag is er een nieuwe versie beschikbaar met heel wat kleinere aanpassingen.

Zo is het nu mogelijk om naast het aantal ook de eenheid op te geven per item op de factuur. U kunt nu dus in het veld ‘Aantal’ ook de waarde ‘2 m²’ of ’30 stuk’ opgeven. Tijdens het ingeven van de eenheid moet u wel rekening houden met enkele restricties. Zo mag de eenheid niet langer zijn dan 10 tekens, de eenheid mag geen spatie bevatten en moet beginnen met een letter. Tussen het aantal en de eenheid moet steeds een spatie aanwezig zijn en het aantal moet nog steeds verplicht worden opgegeven.

Tijdens aanmaak van de factuur (of andere documenten) kan er nu ook formattering worden meegegeven. Zo kunt u uw tekst in het vet zetten, onderstrepen, aanpassen van kleur en nog veel meer. De opmaak moet worden opgegeven langs het markdown formaat, waarbij speciale tekens rond tekst automatisch omgezet worden naar specifieke opmaak. Zo gebruikt u **twee sterretjes om uw tekst in het vet** te plaatsen. Meer uitleg over de formattering vind u terug op deze afzonderlijke pagina: Hoe tekst formatteren?.

Naast commerciële korting kan er nu ook een financiële korting worden opgegeven. Een financiële korting wordt enkel toegekend indien de klant onmiddellijk (of toch binnen een beperkt aantal dagen) de factuur betaald. Meer info over hoe u financiële korting kunt opgeven vindt u op deze pagina: Korting toekennen.

Het klantennummer kan nu ook worden afgedrukt op de factuur. Deze optie moet u wel eerst aanzetten langs Instellingen > Factuuropmaak. Wie nu reeds klantennummers heeft toegekend aan bestaande klanten zal tijdens het bewerken van de klant merken dat er een tweede veld voor ‘Klantennummer’ werd voorzien. Enkel de waarde in dit tweede nieuwe veld zal worden getoond op de factuur. Het volstaat om de waarde uit het oude klantennummer-veld te kopiëren naar het nieuwe klantennummer-veld.

Er kan nu tot 4 decimalen worden opgegeven tijdens aanmaak van een factuur. Het aantal decimalen van het bedrag dat worden getoond op de factuur kan ingesteld worden langs Instellingen > Factuuropties. Enkel voor het veld ‘Bedrag’ kan het aantal decimalen worden aangepast, in alle andere velden met totalen wordt er steeds afgerond op 2 decimalen.

E-mails die worden verzonden door gebruikers met een gratis Starter-pakket zullen nu ook behandeld worden door dezelfde externe mailservice als bij de betalende pakketten. Hierdoor is er minder kans dat een e-mail in de spam-folder van de klant terechtkomt en kunt u bovendien de status van de verzonden e-mail bekijken.

Het is nu ook mogelijk om automatisch een gestructureerde mededeling te genereren voor nieuwe facturen. Ga hiervoor naar Instellingen > Factuuropties.

Daarnaast werden verschillende kleine foutjes verholpen:

  • Opgeven van speciale tekens (bvb. ‘&’) in de klantennaam kon problemen geven.
  • Indien er te vlug 2x werd geklikt tijdens aanmaak van een factuur werden er soms onterecht 2 facturen aangemaakt.
  • Tijdens het aanmaken en bewerken van facturen kon de tekst in de automatisch berekende totaal-velden niet gekopiëerd worden. Dit is nu wel mogelijk.
  • Kasticketten en offertes met negatieve bedragen werden onder bepaalde omstandigheden foutief als creditnota aangeduid.
  • Afwijkende BTW-percentages (bvb. BTW verlegd) werden als 0% getoond bij het bekijken van een factuur. Bij afdruk van een factuur was er geen probleem.
  • Opgeven van een foutief bedrag tijdens invoeren van een betaling wordt nu onmiddellijk opgevangen.

Vragen of opmerkingen kunnen steeds doorgegeven worden langs de contact-pagina.

Vernieuwde homepagina

In navolging van de vernieuwde website werd ook de homepagina in een nieuw jasje gestoken, samen met alle publieke bezoekerspagina’s. De homepagina werd vanaf nul opnieuw opgebouwd om zo bezoekers beter wegwijs te kunnen maken op de website en de beschikbare functionaliteiten.

Ook de blog werd, samen met de help-pagina’s, mee vernieuwd. Hiermee is de redesign van de website volledig afgewerkt en kan er terug gewerkt worden aan het toevoegen van nieuwe opties.

Vragen of opmerkingen kunnen steeds doorgegeven worden langs de eveneens vernieuwde contact-pagina.