Een nieuwe update is beschikbaar op EenvoudigFactureren. Een overzicht met de laatste wijzigingen kunt u hier terugvinden.
BTW inclusief en nieuwe berekeningswijze totalen
De eenheidsprijs van facturen en andere documenten kan nu zowel inclusief BTW als exclusief BTW worden ingegeven. Als een factuur met eenheidsprijs inclusief BTW wordt opgemaakt worden alle bedragen ook inclusief BTW weergegeven bij afdruk van de factuur.
Standaard worden facturen nog steeds exclusief BTW aangemaakt maar dit kunt u per factuur laten afwijken. De standaard werkwijze kan worden ingesteld via “Instellingen” > “Geavanceerd”.
Daarnaast werd er een nieuwe berekeningswijze in gebruik genomen. Door deze nieuwe berekeningswijze zullen kortingen en totalen anders worden berekend en dit kan kleine afrondingsverschillen geven ten opzichte van de voordien gebruikte berekeningswijze. Bestaande facturen blijven uiteraard ongewijzigd maar past u een bestaande factuur aan dan zal ook hier de nieuwe berekeningswijze worden toegepast.
Door deze nieuwe berekeningswijze kan er consistenter worden gewerkt als facturen worden verzonden naar externe applicaties en services zoals boekhoudpakketten en PEPPOL.
Het aantal decimalen van de eenheidsprijs kon tot nu worden opgegeven via de instellingen. Deze optie is niet langer beschikbaar en het aantal decimalen die u opgeeft tijdens aanmaak van de factuur wordt nu overgenomen bij afdruk. Zo bepaalt u dus tijdens aanmaak van de factuur met hoeveel decimalen er wordt gewerkt. Net als voordien wordt het totaal van de factuurlijn steeds afgerond op 2 decimalen. Bestaande facturen blijven ongewijzigd tenzij u de factuur aanpast, dan zal de nieuwe werkwijze worden toegepast.
In de “Artikelen”-module kan nu per artikel worden ingegeven of de prijs inclusief of exclusief BTW is. Bij BTW inclusief wordt het toegepaste BTW-tarief verplicht en indien nodig worden prijzen automatisch herberekend bij het toevoegen van het artikel aan een factuur. Daarnaast kan aan een artikel nu ook een eenheid worden toegevoegd. Zo wordt de eenheid automatisch toegevoegd op de factuur bij selectie van het artikel. Aanmaken en tonen van artikelen werd herschikt om met deze nieuwe velden rekening te houden.
Opmerking: Op account-niveau kon reeds worden ingesteld om te werken met facturen inclusief BTW. Hierbij werd de eenheidsprijs ingegeven inclusief BTW maar steeds afgedrukt exclusief BTW. Facturen die zo werden opgemaakt blijven ongewijzigd en dus nog steeds afgedrukt exclusief BTW. Past u zo een factuur aan dan dient u te letten op de berekening aangezien bovenstaande nieuwe werkwijzes zullen worden toegepast.
E-mailadres boekhouder
Verzenden van facturen naar de boekhouder kan reeds op verschillende manieren maar is nu ook mogelijk via e-mail. Hiervoor kunt u een “E-mailadres boekhouder” terugvinden via “Instellingen” > “E-mail instellingen”. Eenmaal het e-mailadres van de boekhouder werd toegevoegd aan uw account kunt u net als bij een koppeling via CodaBox of ClearFacts facturen periodiek of automatisch verzenden naar de boekhouder. De facturen worden dan als elektronische factuur (in e-fff formaat) naar de mailbox van de boekhouder verzonden voor verdere verwerking.
Voor meer info zie: Verzend naar boekhouding
Ook het “Back-up e-mailadres” werd bijgewerkt. Als de optie “Enkel facturen” werd aangevinkt zal het back-up e-mailadres niet langer worden gebruikt bij het verzenden van herinneringen.
Voorkom aanpassingen aan facturen
Eenmaal een factuur werd verzonden naar de klant mag deze niet langer worden gewijzigd en dient u een creditnota aan te maken om de factuur tegen te boeken en een nieuwe factuur aan te maken. Om gebruikers te helpen om bovenstaande regel in acht te nemen werden enkele wijzigingen doorgevoerd bij het aanpassen van facturen.
Zo zult u vanaf nu steeds een waarschuwing krijgen bij het aanpassen van een factuur als deze reeds werd afgedrukt, verzonden of als betaald gezet. Daarnaast kan een factuur standaard niet langer worden gewijzigd of verwijderd indien deze reeds werd verzonden naar de boekhouder. Via “Instellingen” > “Geavanceerd” kan dit alsnog terug mogelijk worden gemaakt of kan er strikter worden gewerkt zodat het wijzigen of verwijderen van een factuur ook niet mogelijk is eenmaal deze werd afgedrukt of verzonden naar de klant.
Om een voorbeeld van de afgedrukte factuur te krijgen zonder dat deze als “Afgedrukt” wordt aangeduid kunt u nu een afdrukvoorbeeld aanvragen via “Meer acties” > “Afdrukvoorbeeld”.
Notatie van bedragen
De notatie van bedragen werd aangepast om deze conform te brengen met de gangbare schrijfwijze. Het €-teken wordt nu voor het bedrag geplaatst en tussen duizendtallen wordt een punt geplaatst (bijv. € 1.000,00). Via de layout-editor kan net als voordien de positie van het €-teken worden bepaald bij afdruk. Franstalige en Engelstalige facturen zullen een schrijfwijze conform de taal gebruiken.
Aanpassen factuurnummering
Tijdens aanmaak van een factuur (of ander document) kon reeds een nieuwe factuurnummering worden ingesteld. Nu is het ook mogelijk om een afwijkend factuurnummer in te geven zonder dat hierdoor een nieuwe factuurnummering wordt opgestart. Zo kunt u eenmalig een afwijkend factuurnummer ingeven en toch nog uw huidige factuurnummering behouden. Aanpassen van het factuurnummer zult u nu bovenaan het scherm terugvinden tijdens aanmaak van de factuur.
Nieuw doorzendadres
Standaard wordt bij het verzenden van facturen en andere documenten een doorzendadres gebruikt. Via dit doorzendadres zullen de documenten vanuit het domein van EenvoudigFactureren worden verzonden naar uw klant maar antwoorden hierop worden alsnog automatisch doorgestuurd naar uw mailbox.
De werkwijze en het domein van het doorzendadres werden aangepast. Zo zullen de e-mails bij uw klant nu toekomen via “@fw.eenvoudigfactureren.be” en worden reacties op deze e-mails eerst verder verwerkt zodat o.a. spam-mails beter kunnen worden tegengehouden. De reacties zullen nog steeds in uw mailbox terechtkomen maar worden verzonden vanuit “no-reply@fw.eenvoudigfactureren.be”. Voeg dit e-mailadres dus zeker toe aan uw contacten om te voorkomen dat deze in de spam-folder terechtkomen.
Wenst u alsnog het oude domein “@forward.eenvoudigfactureren.be” te gebruiken dan kunt u contact opnemen met de helpdesk om dit te activeren voor uw account.
Nieuwe status “Herinnering verzonden”
Bij het verzenden van herinneringen wordt nu een nieuwe status aan de factuur toegevoegd zodat ook in het overzicht een duidelijke aanduiding wordt weergegeven eenmaal een herinnering werd verzonden.
Betaalwijze “Cadeaubon”
De nieuwe betaalwijze “Cadeaubon” kan nu worden opgegeven bij het registreren van een betaling. Daarnaast wordt bij de aanmaak van elektronische facturen een aangepaste codering gebruikt om de verschillende betaalwijzes aan te duiden. Zo worden deze meer in overeenstemming gebracht met de gebruikte coderingen in aangesloten software (o.a. Yuki).
Nieuwe variabelen
De nieuwe variabele %total-quantity% werd toegevoegd om het totaal aantal items in de factuurnotitie op te kunnen nemen. Een aantal bestaande variabelen zoals %total%, %total-remaining%, %document-date% en %structured-message% zijn nu ook beschikbaar in de factuurnotitie. Deze variabelen worden omgezet naar de corresponderende waarde bij afdruk van de factuur.
Voor een overzicht zie: Variabelen
Andere wijzigingen
De status die in het factuuroverzicht werd ingesteld (bijv. “Alle facturen” tonen) zal behouden blijven als er via de “Terug”-knop wordt teruggegaan naar het overzicht.
Bij export van facturen naar Excel zal nu ook de layout en de taal van de factuur worden toegevoegd indien beschikbaar.
Nieuwe helpteksten werden toegevoegd waar nodig. Deze helpteksten kunnen helpen om verduidelijking te geven bij het invullen van gegevens in o.a. de Instellingen-pagina.
De maxima van het veld “Aantal” van een factuurlijn werd verhoogd en er kan nu tot 999.999 worden ingegeven (was voordien 99.999).
Bij accounts met het gratis Starter-pakket wordt steeds een verwijzing naar EenvoudigFactureren geplaatst in de e-mail en op de factuur-afdruk. Bij accounts met een Professional-pakket of hoger kon dit optioneel worden uitgeschakeld. Vanaf nu zal deze verwijzing bij accounts met een Professional-pakket of hoger steeds worden uitgeschakeld. Het is dus niet langer nodig om deze optie aan te vinken.
Ook deze verbeteringen worden ingebouwd:
- Voor Nederlandse gebruikers zal het land van een nieuwe klant nu standaard op Nederland worden ingesteld.
- Verzenden van 0-facturen via PEPPOL is nu mogelijk.
- De generatie van PDF-bestanden werd geoptimaliseerd en afhankelijk van het gebruikte lettertype zullen deze nu een kleiner bestand genereren en dit zonder kwaliteitsverlies.
- Bij aanmaak van anderstalige facturen zal de standaard notitie nu steeds de correcte taal bevatten. Dit kon voordien afwijken bij het aanmaken van bijv. een factuur uit een offerte.
- Als een creditnota wordt aangepast en omgevormd naar een factuur zal de standaard betalingstermijn worden gebruikt.
- Bij aanmaak van een factuur uit een leveringsbon die artikelen bevat zal nu het correcte BTW-tarief uit het artikel worden overgenomen.
- In het rapport “Artikeloverzicht” zal het aantal van een factuurlijn uit een creditnota correct worden opgenomen.
API
Om deze wijzigingen mogelijk te maken werden volgende aanpassingen aan de API doorgevoerd:
- Nieuw veld stockitems.unit om de eenheid van het artikel bij te houden.
- Nieuw veld stockitems.tax_included om aan te duiden of de prijs al dan niet inclusief BTW werd opgegeven.
- Nieuwe velden invoices.tax_included, receipts.tax_included, quotes.tax_included, orders.tax_included en subscriptions.tax_included om aan te duiden dat de eenheidsprijs inclusief BTW wordt opgegeven en afgedrukt.
- Veld items.amount_with_tax kon reeds worden opgegeven indien werd gewerkt met prijs inclusief BTW maar deze zal nu ook steeds worden teruggegeven bij ophalen van gegevens.
- Velden items.quantity en items.quantity_with_unit werden uitgebreid met maxima tot 999999.
Vragen of opmerkingen kunt u steeds doorgeven langs de servicedesk.
