Bij niet-betaling van een factuur dient er een herinnering naar de klant te worden verstuurd. Via deze herinnering kunt u de klant aanmanen om de betaling van de factuur uit te voeren. De eenvoudigste manier op EenvoudigFactureren om een herinnering uit te sturen is via e-mail.
Er zijn verschillende opties om een herinnering per e-mail te versturen:
Verzend herinnering
Via het factuuroverzicht kunt u terugvinden wanneer een factuur achterstallig is en het aantal dagen dat deze reeds achterstallig is. Wanneer u merkt dat een factuur een aantal dagen achterstallig is kunt u hiervoor een herinnering uitsturen.
Om een herinnering uit te sturen opent u de factuur in kwestie en klikt u bovenaan op “Herinnering”.
Een nieuw kader komt tevoorschijn waarlangs u de e-mail kunt opstellen om de herinnering te versturen. De standaard waarden van herinnering per e-mail worden ingesteld via “Instellingen” > “E-mail instellingen”. Als bijlage bij de e-mail wordt een duplicaat van de factuur meegestuurd. Indien u dit niet wenst kunt u deze optie uitvinken.
Klik op “Verzenden” om de herinnering te verzenden. Onderaan in de tijdlijn kunt u terugvinden wanneer de herinnering werd verstuurd en zijn status.
Notificaties
Om te voorkomen dat u achterstallige facturen manueel dient op te volgen kunt u automatisch een notificatie ontvangen als een factuur X-aantal dagen achterstallig wordt. Hiervoor gaat u naar “Notificaties” > “Instellingen” en activeert u de optie “Facturen: 5 dagen na laattijdige betaling factuur”.
Eenmaal een factuur achterstallig wordt ontvangt u een notificatie voor uw account en kunt u een herinnering uitsturen. Indien gewenst kunt u ook per e-mail een bericht ontvangen van nieuwe te behandelen notificaties.
Wenst u notificaties op meerdere tijdstippen te ontvangen (bijv. als 10 dagen laattijdig maar ook als 50 dagen laattijdig) zie dan de optie “Automatische herinneringen”.
Automatische herinneringen
Er kunnen automatisch herinneringen per e-mail worden uitgestuurd op vooraf ingestelde periodes. Om automatische herinneringen uit te sturen dient u eerst de gewenste herinneringen in te stellen via “Instellingen” > “Herinneringen”.
Er kunnen tot 5 verschillende herinneringen worden ingesteld. Per herinnering wordt het aantal dagen t.o.v. de vorige herinnering ingesteld en kan een e-mail worden verzonden en/of kan er een nieuwe notificatie worden aangemaakt.
Opmerking: Het aantal dagen t.o.v. de betalingstermijn kan ook negatief zijn. Zo kunt u bijv. een herinnering uitsturen 5 dagen voor het einde van de betalingstermijn.
Eenmaal de gewenste herinneringen werden ingesteld kunt u per factuur activeren of automatische herinneringen worden verstuurd. Standaard worden voor nieuwe facturen geen automatische herinneringen verstuurd. Om automatisch herinneringen te activeren kunt u tijdens aanmaken of bijwerken van de factuur de optie “Automatische herinneringen verzenden” activeren. Om deze optie automatisch te activeren voor nieuwe facturen kunt u dit instellen via “Instellingen” > “Herinneringen”.
Of een nieuwe factuur al dan niet standaard automatische herinneringen uitstuurt kunt u laten afwijken per klant. Hiervoor activeert u de module “Klant specifieke instellingen” via de “Modules” pagina. Na activatie van de module kunt u deze optie instellen via het blok “Instellingen” tijdens bijwerken van een klant.