Wat is PEPPOL?
PEPPOL is een protocol en netwerk om facturen op een veilige manier tussen bedrijven en overheden in heel Europa real-time uit te wisselen. Het is dus eigenlijk een beter alternatief dan het versturen van facturen per e-mail of met de post.
PEPPOL wordt reeds volop gebruikt door overheden en grotere bedrijven. Zo is het gebruik van PEPPOL zelfs verplicht bij het verzenden van facturen naar Belgische overheidsinstellingen! Natuurlijk willen we bij EenvoudigFactureren ervoor zorgen dat ook kleinere ondernemingen van dit netwerk kunnen profiteren. Daarom werd PEPPOL volledig ingebouwd in uw favoriete facturatiepakket.
De ontvanger van de factuur moet aangesloten zijn op het PEPPOL-netwerk om deze facturen te kunnen ontvangen. Indien het bedrijf of de overheidsinstellingen geen facturen via PEPPOL kan ontvangen krijgt u hiervan op EenvoudigFactureren een melding bij het versturen van de factuur.
De voordelen van PEPPOL
Het verzenden van facturen via PEPPOL heeft toch wel enkele belangrijke voordelen ten opzichte van de klassieke methodes:
- E-mails kunnen in de spam-folders belanden of je kunt een foutief e-mailadres gebruiken. Langs PEPPOL wordt de factuur via het BTW-nummer van de klant verzonden.
- Zowel u als de klant ontvangen een bevestiging wanneer de factuur succesvol werd verzonden.
- Facturen worden elektronisch verzonden (UBL/e-fff) waardoor deze geautomatiseerd kunnen worden verwerkt door uw klant.
Verzend uw eerste factuur via PEPPOL
Een factuur verzenden via PEPPOL is heel eenvoudig. We overlopen de nodige stappen.
In zoverre dit nog niet werd ingesteld dient u voor het verzenden van de factuur uw bedrijfsgegevens toe te voegen bij “Instellingen”.
Open de “Instellingen”-pagina.
En vul uw bedrijfsgegevens aan. Ook uw IBAN en BIC moeten worden toegevoegd zodat deze gegevens via PEPPOL kunnen worden meegestuurd.
Om een factuur via PEPPOL te verzenden dient u de “PEPPOL”-module te activeren. Ga naar de “Modules”-pagina.
En activeer module “PEPPOL / Mercurius”.
U bent nu klaar om uw eerste factuur aan te maken. Ga naar het facturen-overzicht en klik op “Aanmaken”.
Als uw klant nog niet werd toegevoegd op EenvoudigFactureren kunt u deze onmiddellijk aanmaken door de naam of het BTW-nummer in te geven.
Vul de klantengegevens verder aan en klik op “Aanmaken” om de klant aan te maken.
Nu de klant werd aangemaakt kunt u uw factuur opstellen. Hiervoor voegt u de nodige factuurlijnen toe en klikt u onderaan op “Factuur aanmaken”.
De factuur werd aangemaakt en kan onmiddellijk worden verzonden via PEPPOL. Klik bij de factuur bovenaan op “Verzenden”.
Er wordt automatisch gedetecteerd dat uw klant is aangesloten op het PEPPOL-netwerk en u kunt de factuur verzenden. Verzend u naar de overheid vergeet dan zeker niet in deze stap het inkoopordernummer toe te voegen; zonder dit nummer zal uw factuur niet worden aanvaard. Klik op “Verzenden”.
Verzending via BTW-nummer, ondernemingsnummer of GLN
Standaard worden facturen over PEPPOL verzonden via het BTW-nummer of ondernemingsnummer van de klant. De klant registreert zich namelijk op het PEPPOL-network met zijn BTW-nummer of ondernemingsnummer zodat gekend is waar de facturen kunnen worden ontvangen.
Als de klant niet beschikt over een BTW-nummer of ondernemingsnummer kan ook een specifiek PEPPOL-nummer worden gebruikt genaamd GLN. GLN is een unieke code die de klant identificeert in het PEPPOL-netwerk.
Om het GLN nummer voor een klant in te stellen kunt u deze toevoegen als klantgegeven. Hiervoor gaat u naar uw klant en klikt u op “Bijwerken”. Klik daarna om “Gegeven toevoegen” om een gegeven toe te voegen met omschrijving “GLN” en het GLN nummer als waarde.
